Procedimiento de Comunicación Interna y Externa.
1. Objetivo
Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una eficaz comunicación interna y externa entre los diferentes niveles y funciones de la Organización, así como con las partes interesadas, con relación a los aspectos ambientales e información relativa a la Calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo en OPERADORA PROFEISONAL DE SEGURIDAD PRIVADA, S.A. DE C.V.
2. Alcance
El presente procedimiento aplica a los usuarios de la organización, desde que se determina la necesidad de comunicar información referente al SGI y/o se recibe comunicación de partes externas interesadas, hasta que se resguarda la evidencia de la comunicación interna / externa realizada.
3. Referencias
Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A. C., NMX-CC-9001-IMNC-2015 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos.
Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A. C., NMX-SAA-14001-IMNC-2015 Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos.
Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A. C., NMX-SAST-45001-IMNC-2018 “Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo-Requisitos con orientación y uso.
4. Responsabilidades
Responsable de la Comunicación
- Asegurar que la comunicación interna se realice entre los diversos niveles y funciones de la organización.
- Garantizar que la comunicación pertinente de las partes externas recibida por la organización sea documentada y se brinde respuesta de manera oportuna.
- Generar el Plan de Comunicación (FO-SGI-18) y seguimiento este debe de contener:
- Qué comunicar
- Cuándo comunicar
- A quién comunicar
- Cómo comunicar
- Quien comunicará
Comisión de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente.
- Determinar que solicitudes externas se deben atender.
5. Definiciones
SGI : Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo.
Comunicación interna: Difusión de información dirigida a los colaboradores y colaboradoras de la organización.
Comunicación externa: Difusión de información dirigida a proveeduría de productos y servicios, partes interesadas y/o público en general.
6. Políticas
- La Administración de la Calidad es la única persona facultada para comunicar de forma interna y externa, la información relativa al SGI en materia Calidad, Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo
- Para la selección del medio de comunicación más adecuado para difundir la información, se deben considerar los siguientes criterios sin excepción:
- Importancia de la información a comunicar
- Alcance de la comunicación deseado
- La comunicación interna se debe realizar entre los diversos niveles y funciones de la organización, dependiendo de la naturaleza y alcance de la información.
7. DESCRIPCION DEL PROCESO.
| Responsable | Actividad |
| Usuario General | Identificar o recibir solicitud de partes interesadas. Nota: Se identifica la necesidad de comunicar cuando se haya detectado esto en el Plan de comunicación (FO-SGI-18), en virtud de que no nace de una solicitud. |
| Usuario General | Determinar la necesidad de comunicar de manera interna y/o externa información del SGI. |
| Nota: Algunos ejemplo respecto a la información a comunicar son, sin ser limitantes: Cambios a los procedimientos existentesInformar sobre actividades relativas al SGI.Ejemplo: Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos, campaña de toma de conciencia, resultados de objetivos, capacitaciones programas, etc.Difundir información ambiental y de seguridad y salud en el trabajoMitigación de los peligros y riesgos a la seguridad y salud en el trabajoManejo, transporte y almacenamiento de sustancias químicasDifundir las actividades de primeros auxilios | |
| Usuario General | Generar solicitud de comunicación interna o externa y la envía al Responsable de Comunicación (FO-SGI-37). |
| Nota: El responsable de la comunicación no requiere llenar el formato de solicitud para difundir una información. | |
| Responsable de la Comunicación | Recibir Solicitud de comunicación interna o externa (FO-SGI-37), y determinar si se cuenta con todos los elementos para su procesamiento. |
| Nota: Los criterios con que debe cumplir la Solicitud a fin de ser procesada son: Que la petición venga acompañada del formato establecidoQue la solicitud venga debidamente llenada y sin campos vacíos. ¿Se cuenta con todos los elementos? En caso de que SI, continuar en la actividad 6. En caso de que NO, continuar en la siguiente actividad. | |
| Usuario General | Notificar al usuario que no procede y le solicita complementar la solicitud de comunicación interna o externa. Regresar a la actividad 3. |
| Responsable de Comunicación / Comisión de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente | Informar al Comisión de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente y Responsable de Comunicación la solicitud de información. NOTA: La información que evalúa el Comité SSMA es relativa a ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 |
| Responsable de Comunicación / Comisión de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente. | Determinar si es pertinente responder a la solicitud recibida. |
| Nota: La organización puede decidir sobre responder o comunicar aspectos sensibles de su SGI, como son sus Aspectos Ambientales Significativos, la publicación del índice de accidente a partes externas no gubernamentales, etc. ¿Es pertinente responder? En caso de que SI, continuar en la actividad 9. En caso de que NO, continuar en la siguiente actividad. | |
| Responsable de Comunicación. | Informar al solicitante la negativa y el motivo de la misma. Fin del Procedimiento |
| Responsable de la Comunicación | Firmar de aprobación de la solicitud de Comunicación Interna y Externa. |
| Responsable de la Comunicación | Elaborar la respuesta o comunicado. |
| Nota: Se puede ocupar material didáctico para comunicar al cliente interno y externo (como pueden ser folletos, trípticos, carteles, pláticas documentadas, entre otros) u hoja membretada en el caso de comunicar a una entidad de gobierno. | |
| Responsable de la Comunicación | Coordinar con el responsable del área la difusión o entrega de la información. |
| Responsable de la Comunicación | Archivar y resguardar los registros generados. Fin del procedimiento |
8. Anexos
| No. de Anexo | NOMBRE | CÓDIGO | SE ENCUENTRA EN MODO: (Impreso/ Electrónico) |
| 1 | Plan de Comunicación | FO-SGI-18 | IMPRESO |
| 2 | Solicitud de Comunicación | FO-SGI-37 | IMPRESO |